Aktualności

Przełom jesieni i zimy to miesiące, w których firmy ubezpieczeniowe prowadzą prace związane z coroczną oceną BION (Badanie i Ocena Nadzorcza) przeprowadzaną przez Komisję Nadzoru Finansowego. Wypełnienie kwestionariusza BION realizowane jest w skomplikowanym, ręcznym procesie. W praktyce sprawne kontrolowanie i monitorowanie procesu przy użyciu powszechnie dostępnych narzędzi jest bardzo trudne oraz jest źródłem wielu problemów organizacyjnych.
Poniżej przedstawiamy pięć sposobów na ułatwienie sobie życia i przyspieszenie procesu oceny BION.
Centralna baza pytań i odpowiedziJedną z podstawowych rzeczy, na którą należy zwrócić uwagę, jest prowadzenie centralnego repozytorium pytań i odpowiedzi dla oceny BION. Dzięki integracji w jednym miejscu wszystkich odpowiedzi na pytania z kwestionariusza BION, zawsze wiadomo, kto odpowiada za które pytanie oraz jaki jest status udzielenia odpowiedzi (w trakcie, udzielona, w trakcie weryfikacji itp.). Warto też pamiętać, że w centralnej bazie istnieje możliwość podglądu wszystkich odpowiedzi nie tylko w wersji ostatecznej, ale także propozycje odpowiedzi udzielane przez różnych uczestników procesu (wraz z ich komentarzami).

System wspierający komunikację między osobami zaangażowanymi w proces BIONPrzeprowadzenie oceny BION to proces wymagający współpracy wielu osób, czasem nawet znajdujących się w odległych geograficznie oddziałach firmy. Efektywna komunikacja w takim przypadku stanowi kluczowy czynnik sukcesu. Zastosowanie dedykowanych narzędzi znacznie ułatwia ten proces. Wszystkie upoważnione osoby otrzymują dostęp do danych, których potrzebują. Mogą udzielić odpowiedź lub poprosić o wsparcie konsultanta z innego działu.

Raportowanie w czasie rzeczywistymNie mniej istotnym aspektem procesu BION jak komunikacja jest raportowanie statusu aktualnie prowadzonych prac. Wprowadzenie w życie rady opisanej w pierwszym punkcie umożliwi łatwiejsze raportowanie i śledzenie postępów w procesie. Dzięki temu dla zarządu danej organizacji lub osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie oceny, dostępne są zawsze aktualne i wiarygodne dane o postępach prac. W sposób istotny zmniejsza to ryzyko nieterminowego zakończenia procesu oceny BION, gdyż postęp prac możemy śledzić każdego dnia.
Przejrzystość komunikacji z KNFPrzejrzysta komunikacja z KNF w znacznym stopniu ułatwia przeprowadzenie procesu BION. Dostęp do wszelkiej komunikacji z KNF wyjaśniającej wątpliwości w kwestionariuszu BION pozwala na podniesienie jakości odpowiedzi. Wpływa także na przyspieszenie całości procesu poprzez dostęp do właściwych informacji wtedy, kiedy są one potrzebne.

Wykorzystanie już posiadanej wiedzyW organizacji kluczowe jest odpowiednie zarządzanie wiedzą. Umożliwia ono wykorzystanie w procesie udzielania odpowiedzi na kwestionariusz BION wyników prac wykonanych w poprzednim roku. Kwestionariusz corocznie ulega zmianom, ale dzięki zastosowaniu odpowiednich algorytmów porównujących możliwe jest dopasowanie nowego kwestionariusza do pytań z poprzedniego roku. Dzięki temu wiemy, kto odpowiadał na dane pytanie w poprzednim roku, jakie miał komentarze, czy też jaka ostateczna odpowiedź została udzielona. Jeżeli zeszłoroczna odpowiedź dalej jest aktualna istnieje możliwość jej automatycznego przeniesienia z poprzedniej oceny do aktualnego arkusza. Wystarczy tylko zweryfikować i zaakceptować odpowiedź, co znacznie przyspiesza i ułatwia to cały proces BION. 

Jak zastosować radyWymienione powyżej rady można częściowo wprowadzić w życie bez stosowania wyszukanych systemów informatycznych. Można posiłkować się dzieleniem plików poprzez pocztę elektroniczną, dokumenty office, organizowanie cyklicznych spotkań itp. Jednakże takie podejście jest bardzo czasochłonne i w przypadku większych zespołów nie będzie efektywne.

W celu osiągnięcia pełnego wachlarza korzyści, niezbędne będzie wykorzystanie dedykowanego systemu informatycznego, który w sposób kompleksowy wesprze organizację w procesie oceny BION. System informatyczny pozwoli skupić się na kluczowym celu procesu BION – udzieleniu wysokiej jakości odpowiedzi na pytania z kwestionariusza, zdejmując z nas obowiązek czasochłonnego problemu organizacji pracy i pozyskania odpowiedzi w formie ręcznej (poprzez pocztę elektroniczną, podział dokumentu Word na części, ręczna kontrola wersji itp.).

Jan Anisimowicz i Marcin Ludzia

Więcej informacji na stronie: www.bion.com.pl